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用「婚礼专案流程管理表大全」,执行你梦想中的婚礼

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时间:2020-07-24

用「婚礼专案流程管理表大全」,执行你梦想中的婚礼

举办婚礼就像是执行一个专案,如何如质、如期、如预算的完成是每位新娘最在乎的事情。

而身为一个专案经理,当然要将专业用在这个人生中最重要的专案上。
所以在决定婚期后,就建立起所有所需的表单和流程,规划每阶段应该完成的项目,并制定预算。使用 Google 表单线上编辑的功能,可以随时修改、随地存取,并能分享给队友,让这位最重要的专案关係人也能够了解专案进行的细节。

靠着这份表格,让我按部就班地完成每个步骤,在婚前也不至于忘东忘西,或是準备的焦头烂额。四月二十八日,顺利毕业了! 希望将这些经验分享给学妹们,祝大家都能顺利的完成心目中梦想的婚礼。

总共有 9 个重要的婚礼流程表单:

1. 婚礼流程表:时程表

# 第一个表格列出所有婚礼前要完成的项目,并分成参考时间和预计时间。

用「婚礼专案流程管理表大全」,执行你梦想中的婚礼

参考时间:参考学姊们的经验,订出该项目应该要执行的时间。
预计时间:明确的日期,预计要完成的时间。例如跟婚纱公司约定好拍照时间,就可以都填上来,避免事情太多忘记了!
实际时间:实际完成的时间,是在完成的时候做记录,之后要回顾也有个依据。
状态:用于标示该项目是完成、进行中或是取消。
备注:可以记录细节,例如订单编号、合作厂商资讯等等。

# 表格二 婚宴倒数钟,帮你的婚宴做倒数

倒数的公式有分年、月、日。
公式是 =DATEDIF(now(), DATE(2018, 4, 28), “D”)
只要把婚宴时间填到 DATE(年, 月, 日) 中就可以啰!

# 表格三 是依照不同主题做分类

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这个表格跟表格一相辅相成,主要是可以很清楚看出每个月要进行的项目有哪些。
每个月检视表格,就可以确认是不是一切都在进度中。

2. 婚礼流程表:预算

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婚礼一开始,大家对于会花多少钱可能都没有概念,直到把所有项目都预估出来,才会被吓一跳!原来婚礼真的有可能花到百万!也唯有一开始就制定一个预算表,才能有所取捨,列出必要与非必要的开销。

这个预算表涵盖大部分婚礼会花费的项目,并依据花费的时间做分类。大家可以以此架构作增减。栏位部分分成预计支出和实际支出。

预计支出用来预估要花多少钱,我把我当初参考的金额都留下来给大家做参考。
实际支出就是实际的花费啰!因为部分花费都是先付订金,到婚礼当天才结清,所以特别分出实际应支付 和 目前已支付的栏位。如果夫妻间要明算帐的话,也可以在付款人栏位标示该项目付款的人。

每个项目都有总结,公式也已经设定好了! 在一切都输入完毕后,就能马上看出这场婚礼的净收入啰。

3. 当天流程 – 订结同天和午宴

当天流程也分成两个表格

#表格一是简表 :可以很明确看出当天的活动流程,这主要是给父母和亲友看,让大家明确知道当天会有什幺活动。

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#表格二是详细流程: 每一步要做什幺,地点、需要準备的东西、工作人员、搭配的音乐都明确的列出来。当天就是照表操课?!

用「婚礼专案流程管理表大全」,执行你梦想中的婚礼

当你把每一步都列出来,并交代所有工作人员这些细节的同时,就能尽可能发现其中的不足之处,并可以提早準备。

大部分饭店都有自己的流程表,后来我是依据饭店的流程表,把所有细节都写上去。
包含婚顾或小管家该做的事情,工作人员应该配合的地方,主持人应该提醒的项目,婚摄应该拍摄的时间与角度等等,全部列在同一份流程中,并在婚宴前与大家再三确认。

所以到婚宴当天,事情都照着预期的走,没有太多意外。
想知道我的婚礼流程和细节,可以看我的另一篇文章唷!
如果想要详细的流程表,也可以在留言处留下你的 Email,我可以寄给你。

参考: [Wedding] 订结同天请午宴-最详细的婚礼流程和婚礼活动分享

4. 婚礼流程表 – 婚纱包套评估

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拍婚纱是婚礼中数一数二的支出项目,所以在下订前当然要做足功课。虽然婚纱最重要的事情是找到自己喜欢的婚纱和遇到自己喜欢的摄影师,但是婚纱公司或工作室的包套内容,也是未来能合作愉快的重要因素之一。

这个表格里,蒐集所有应该询问婚纱公司的问题,大家可以以此找出适合自己的婚纱公司和方案唷!

5. 喜帖发送表

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因为我大部分的朋友都有填写婚礼问卷,所以直接照婚礼问卷的表格上去寄送喜帖。
如果是透过个别询问的或是双方家长的朋友们,可以用这个表格来记录。

6. 婚礼流程表 – 座位分配表

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座位安排是一门学问,也是婚礼最麻烦的事情!这个表格可以帮助大家在安排位子的时候清楚的看出座位分配,也可以同时记录素食和儿童椅数量。
另外,透过颜色区分 (Color Code),可以标记出需要再确认的人,避免婚前事情太多,忘记确认。这时候也可以善用 Google 文件的优点,邀请爸妈一起来到这个画面做编辑,省去档案传来传去,版本混乱的问题。

婚礼前一天,列印出最后版本的座位图,直接当作招待使用的代位图。

7. 婚礼流程表 – 工作人员名单

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列出所有当天的工作人员和联络方式。婚礼当天提供给婚顾和总召,方便紧急情况时互相联络。

8. 婚礼流程表 – 婚礼当天物品清单

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最常看到大家分享婚礼当天很多东西忘记带了,或是忘记放哪,忘记拿出来之类的。
所以在準备之初就建立一个清单,只要想到当天要带到饭店或要使用的物品就先列出来。

在婚宴前一天,就以这份表单当作 Checklist,不怕忘东忘西。

9. 婚礼流程表 – 车次安排

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这个表格帮助大家规划礼车的安排,可以明确的列出车次、驾驶与乘客。
也可以加入完整路线和礼车停放位子 (停饭店专属位子或附近停车场)。
因为我的订结流程都在宴客饭店举行,所以没有用到这个表格!

其他

我还会习惯把所有参考的网誌或讯息分门别类地放到 Google 文件中,
例如看到喜欢的婚礼风格文章分享,或是推荐的新秘婚摄的讯息等等,
等到自己要开始準备的时候,就可以很轻易的找到。

后记

婚礼有很多事要忙,所以尽可能地让项目明确,并定时地确认所有项目的状态,才不至于因为遗忘或遗漏项目而慌乱。可以把大部分的时间处理紧急发生的问题,当个从容不迫的新娘吧!也谢谢有这样的表格,即使婚礼当週有三天晚上加班到十点,也可以不用为婚礼琐碎事情而烦心。婚礼的前一天,还能和远道而来的亲戚朋友们享用晚餐并尽情聊天。

範本

我把这份表单放在 Google 文件上啰!大家可以透过连结检视,也可以透过档案> 建立副本的功能,建立属于自己的婚礼专案!如果还有什幺可以改进的地方,也欢迎大家跟我分享。

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本文获得新娘同意转载,原文连结:[Wedding] 人生中最重要的专案 – 婚礼流程表单大全

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